Pracownik dydaktyczny chcący wyjechać w ramach stypendium CEEPUS powinien w pierwszej kolejności złożyć elektronicznie aplikację w systemie www.ceepus.info (dodatkowe instrukcje znajdują się w zakładce „linki”) z dobrze przygotowanym opisem planowanego wyjazdu lub realizacji mobilności zdalnej (MOTIVATION) do 1 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 1 listopada (wyjazd w semestrze letnim).
W przypadku kiedy liczba zaakceptowanych wniosków jest mniejsza niż ilość dostępnych stypendiów w sieciach tematycznych należących do konkretnego Wydziału, istnieje możliwość na wniosek Dziekana innego Wydziału o dopuszczenie do kwalifikacji nauczycieli akademickich z jego Wydziału za zgodą NCO PL (NAWA).
Koordynator Wydziałowy zatwierdza aplikacje przyznane Wydziałowi w ramach sieci tematycznych w systemie www.ceepus.info.
W ramach mobilności FREEMOVER, nauczyciele akademiccy składają bezpośrednio aplikacje w systemie www.ceepus.info, bez pośrednictwa Koordynatora Wydziałowego (aplikacja od razu trafia do NCO Poland). Należy jednakże pamiętać, że konieczne jest zaproszenie z uczelni zagranicznej (Letter of Acceptance), które musi być sporządzone na druku dostępnym w sekcji download oraz wprowadzone do systemu CEEPUS podczas składania aplikacji. Instytucja goszcząca może też dodatkowo poprosić o dwa listy polecające od wykładowców z Politechniki Koszalińskiej (Letter of Recommendation). Dokumenty muszą być dostarczone do Wydziałowego Koordynatora do 1 listopada (stypendia Freemover przyznawane są wyłącznie w okresie semestru letniego).
Aplikacje FREEMOVER mogą być składane również do uczelni, z którymi Politechnika Koszalińska nie ma wspólnych sieci tematycznych
W przypadku akceptacji aplikacji sieciowych lub FREEMOVER przez uczelnię zagraniczną oraz NCO kraju goszczącego wykładowca akademicki powinien dostarczyć do Koordynatora Wydziałowego komplet dokumentów, w którego skład wchodzą: zaakceptowana aplikacja wydrukowana z systemu CEEPUS, preliminarz wydatków, podanie z prośbą o wyjazd do Prorektora ds. Kształcenia. Wszystkie w/w dokumenty muszą być dostarczone do Wydziałowego Koordynatora do 1 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub 1 listopada (wyjazd w semestrze letnim) jako komplet dokumentów. Następnie Koordynator Wydziałowy przekazuje podpisane dokumenty do Biura Mobilności Międzynarodowej. W przypadku zgodności kompletu dokumentów pracownik Biura Mobilności Międzynarodowej wystawia delegację (wyjazdy nie przekraczające 14 dni) lub skierowanie (wyjazdy dłuższe niż 14 dni) w systemie WIRKA, która w kolejnych krokach musi być zaakceptowana przez Koordynatora Uczelnianego oraz Prorektora ds. Kształcenia. Ostateczny termin na dostarczenie kompletu dokumentów wynosi nie później niż 5 dni roboczych od zaakceptowania aplikacji w systemie, w przeciwnym wypadku aplikacje nie będą rozpatrywane.
Jednorazowe stypendium ryczałtowe na pokrycie kosztów transportu do i z miasta realizacji stażu oraz różnic w kosztach realizacji stażu w państwie docelowym wynosi 1000 zł dla krajów: Austria, Czechy, Mołdawia, Słowacja, Słowenia, Węgry oraz 1500 zł dla krajów: Albania, Bułgaria, Bośnia i Hercegowina, Chorwacja, Czarnogóra, Kosowo, Macedonia Północna, Rumunia, Serbia
UWAGA: W przypadku wyjazdów trwających powyżej 2 tygodni (14 dni), licząc wraz z dniami podróży przeznaczonymi na dojazd/powrót, wyjazdy zagraniczne są realizowane w trybie skierowania w celu odbycia stażu dydaktycznego. W takiej sytuacji, do dokumentów wyjazdowych należy również dołączyć wniosek o udzielenie urlopu stażowego wraz z planem stażu (zaakceptowany przez dziekana wydziału).
Po przyjeździe/zrealizowaniu mobilności zdalnej nauczyciel akademicki powinien przedstawić następujący pakiet dokumentów zatwierdzony przez Koordynatora Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału w ciągu 5 dni roboczych:
Po rozliczeniu wyjazdu koszty jednorazowego stypendium ryczałtowego na pokrycie kosztów transportu do i z miasta realizacji stażu oraz różnic w kosztach realizacji stażu w państwie docelowym zostają zrefundowane. Zaznacza się, że jedynie pracownicy Politechniki Koszalińskiej mogą pobierać zaliczkę na wyjazd w ramach wyjazdu CEEPUS.
Zastrzega się, że zasady programu CEEPUS opublikowane na stronach www.ceepus.info lub nawa.gov.pl są nadrzędną wykładnią prawną.
